Kako dokumentni sistem pomaga pri učinkovitem poslovanju

Dokumenti so stranski produkt delovanja podjetij, dokazila o poslovnih dogodkih in kot taki neizogibna realnost poslovanja. Se pa različni načini dela z dokumenti razlikujejo po učinkovitosti.

“Dokumentni sistem” (DMS, angl. document management system) pomeni sistem, ki hrani in omogoča dostop do dokumentov – lahko na papirju, lahko pa digitalno. Vsako podjetje torej ima nek dokumentni sistem, tudi če ni povezan z informacijsko tehnologijo. Tudi omare s fascikli so dokumentni sistem – le najbolj učinkovit ni.

V izogib podvajanju definicij, bomo v nadaljevanju pod kratico DMS smatrali, da gre za elektronski dokumentni sistem, ki je prilagojen poslovnim procesom.

Prvo vprašanje, ki je pomembno je: “Kje vse se dokumenti lahko nahajajo?” So tiskani na mizah zaposlenih, v fasciklih v omari, pri sodelavcu, na lokalnem disku, v e-poštnem predalu, … ?

Povprečno podjetje je nenehno v stiku s tisoči dokumentov, hkrati pa je za učinkovito poslovanje pomembno, da iskanje kateregakoli dokumenta ne traja več kot 10 sekund. Kar pa lahko predstavlja izziv, še posebej, če upoštevamo vse bolj razširjeno delo od doma in fleksibilne delovnike.

Zaposleni porabijo ogromno časa za iskanje dokumentov, da ne govorimo o strošku, ki ga povzroči vsak izgubljeni dokument. Ta se meri predvsem v času in energiji, če pa založite “pravi” dokument, pa lahko tudi v obliki finančnih sankcij. Drag pa je tudi prostor, ki ga hranjenje dokumentov najpogosteje zahteva. Marsikatera pisarna bi bila lahko manjša, če ne bi gostila tudi omar, polnih fasciklov z različnimi računi, pogodbami in ostalimi dokumenti.

Raziskave ugotavljajo, da je produktivnost podjetij približno 21 % nižja v primeru, da se ukvarjajo pretežno z dokumenti na papirju (v primerjavi z digitalnimi dokumenti).

V primerjavi s papirjem so dokumenti v DMS bolj varni, hitreje dostopni, zavzamejo manj prostora, so lažje prenosljivi med udeleženci v procesu, bolj sledljivi in omogočajo bolj pregledne komentarje.

Hkrati delo z dokumenti na papirju pomeni neučinkovit proces ročnega odobritve in podpisovanja dokumentov, ki zahteva zamudno prenašanje med odgovornimi osebami in komplicirano organizacijo (kdo skrbi za prenos med njimi, kje se dokument trenutno nahaja, kdaj bo pripravljen, ipd.).

Elektronski dokumentni sistem pa ne pomeni zgolj digitalnega odložišča dokumentov. To namreč še ne rešuje problemov – in nekatere celo ustvari. Odpira vrata za nekonsistentno poimenovanje dokumentov, izgubo časa z iskanjem založenih dokumentov, vprašanje varnosti, … V primerjavi s tem so DMS bolj prilagojeni poslovnim procesom (nekaj kar deluje za hrambo slik z oddiha na morju, ni nujno najboljše tudi za pogodbe in račune) in zaradi boljše organiziranosti omogočajo veliko lažje iskanje dokumentov.

Pravi DMS uporabnikom zagotovi učinkovitost dela tudi s tem, da vsem omogoča delo z zadnjo različico dokumenta, z revizijsko sledjo beleži spremembe, z omejitvijo pravic pa nadzoruje dostop do različnih dokumentov.

Bistvo DMS je torej, da dokument ne potuje med deležniki v procesu, temveč ga postavimo v središče procesa, vsi vpleteni pa do dokumenta samo dostopajo (z različnimi avtorizacijami).

V vsakem podjetju se skriva kup administrativnih opravil, ki so v prvi vrsti kradljivci časa in ne dodajajo velike vrednosti za samo poslovanje. Zato je še toliko bolj pomembno dejstvo, da DMS lahko z avtomatizacijo nekaterih rutinskih nalog bistveno pohitri delo in zmanjša možnost napak.

Svet se premika vse hitreje in vsi pričakujemo hitre odzive, točne informacije, pri tem pa tudi osebno obdelavo – predpogoj, da to strankam lahko ponudimo je zadostna hitrost pretoka informacij, ki pa jo je brez DMS težko doseči.

V primerjavi z digitalnimi dokumenti v DMS je papirnate dokumente veliko težje zaščititi pred nepooblaščenim dostopom, hkrati pa so tudi veliko bolj občutljivi in ranljivi (v primeru nesreč – od polite kave do poplav in požarov).

Pomembno je, da za vsak dokument veste, kje ga iskati – nič več razmišljanja o pisalnih mizah, fasciklih in omarah. Urejeno mora biti tudi vprašanje sočasnega dela na dokumentih, verzioniranje, ipd.

Še tri dodatne prednosti dokumentnih sistemov smo zbrali na spletni strani accbox.net.

Tudi, če se odločite za elektronsko delo z dokumenti, pa obstaja nekaj področij in odločitev, ki jih morate sprejeti. Za začetek lahko teče na vaših strežnikih, ali pa v oblaku zunanjega ponudnika. Oba scenarija imata nekaj prednosti in koristi.

V splošnem velja, da je za povprečno (malo in srednje veliko) podjetje boljša izbira DMS v oblaku. Že zaradi samega dejstva, da z najemom storitve ne potrebujejo lastnih strokovnjakov in informatikov, pač pa to prepustijo zunanjim izvajalcem – sami pa se lahko osredotočijo na opravljanje posla.

Kljub temu, da je DMS ključen korak in pogoj za brezpapirno poslovanje, pa je dobra novica, da je sistem dokaj enostaven za implementacijo.

Ko so izpolnjene tehnične zahteve po delovanju dokumentnih sistemov, na vrsto pride zaupanje uporabnikov vanje. Ključno pri tem je, da lahko zaupajo točnosti informacij, ki so jim na voljo prek sistema, in so hkrati lahko prepričani, da imajo pred seboj najnovejšo verzijo dokumenta.

Kot ob vsakih spremembah v načinu dela je tudi ob uvedbi dokumentnega sistema najpomembneje, da pri končnih uporabnikih ne naletimo na odpor. Ta bo večji, če so spremembe bolj korenite, saj se uporabniki bojijo, da bo njihovo delo manj pomembno, celo nadomestljivo. Bojazni so nemalokrat odveč, sprejetje nove rešitve pa je mogoče spodbuditi z dobrim obveščanjem in predvsem treningom zaposlenih, hkrati pa mora biti sistem razumljiv in uporaben za končne uporabnike z različnimi stopnjami informacijske pismenosti.

Sam proces implementacije dokumentnega sistema je sestavljen iz več korakov, ki pa se bistveno ne razlikujejo od uvedbe večine ostalih programskih rešitev v podjetju.

V podjetju Planet GV posameznikom in podjetjem v Sloveniji pomagamo do novih znanj in boljših poslovnih rezultatov. Živimo in delujemo v skladu s svojim sloganom »Povezujemo priložnosti«. Bogati ... Več
e-Simbioz@ je projekt Simbioze Genesis, socialnega podjetja, ki ga od začetka leta 2015 izvajajo z namenom izboljšanja in nadgrajevanja računalniških znanj vseh generacij v okviru ... Več
Tehnološki park Ljubljana (TP LJ) kot mednarodni tehnološki hub, kjer se stikajo vrhunske tehnologije, srečujejo najboljša razvojna podjetja in nastajajo nove tehnološke zgodbe. ... Več
Podjetje CDS COM d.o.o. je na slovenskem trgu prisotno že več kot 30 let. Prepoznavno je kot kvaliteten distributer in serviser strojne opreme za potrebe digitalnega tiska. Poleg ... Več

To spletno mesto uporablja piškotke, s katerimi vam lahko zagotovimo najboljšo možno uporabniško izkušnjo. Podatki o piškotkih so shranjeni v vašem brskalniku in opravljajo funkcije, kot so vodenje uporabniške seje in pomoč naši skupini pri razumevanju, kateri odseki spletnega mesta se vam zdijo najbolj zanimivi in koristni.

Nujni piškotki so ključni za delovanje spletnega mesta in jih ne morete izklopiti.

Če onemogočite ta piškotek, vaših nastavitev ne bomo mogli shraniti. To pomeni, da boste morali vsakič, ko obiščete to spletno mesto, piškotke znova omogočiti ali onemogočiti.

To spletno mesto uporablja Google Analytics za zbiranje anonimnih podatkov, kot so število obiskovalcev spletnega mesta in najbolj priljubljenih strani. Če omogočimo piškotek, nam pomaga izboljšati spletno mesto.